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在ISO 9001條文第4.2.3與4.2.4提到

                                                                                                                                                                                 4.2.3 文件管制
品質管理系統所需之文件應加以管制。紀錄是文件之一種特殊型態，其應依照第4.2.4節所定的要求加以管制。
                                                                                                       
在文管中心需注意的即是上述事項。

書面程序應建立，以界定所需之管制
a) 在文件發行前批准其適切性，
b) 在必要時，審查與更新以及重新批准文件，
c) 確保文件之變更與最新修訂狀況，已加以識別，
d) 確保在使用場所可取用相關版本之適用文件，
e) 確保文件易於閱讀與容易識別，
f) 確保外來之文件已加以識別，並對其分發加以管制，及
g) 防止失效文件被誤用，以及這些文件若為任何目的而保留時，　
　　應加以適當之識別。


4.2.4 紀錄管制

紀錄應加以建立及維持，以提供品質管理系統符合要求及有效運作之證據。

紀錄應易於閱讀、容易識別及取用。為了紀錄之鑑別、儲存、保護、取用、保存期限及處理，書面程序應加以建立，以界定所需之管制。

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