徵才廠商一但看中了你的履歷表,當然就會馬上與你聯絡了。用電話通知是最方便有效的工具。在約你來面試之前,資方可以先透過電話,聽你的聲音、音調、語氣態度、稱呼、用字等來初步判斷你的個性;我們稱之為Phone Screen。如果你讓對方感到不舒服,甚至覺得你無禮,那麼不論你的履歷表寫的有多棒,你也別妄想得到一個面試的機會了。所以學習電話面談技巧比面試還重要。
舉例來說,筆者曾聽過一位求職者,以大聲不耐煩地語氣接起電話說「喂」,且在整段與資方談話的過程中,他的語調都沒改變;更誇張的是,在資方表明身分後,並告知這通電話的目的是想與其約時間面談時,他還不斷地以高分貝的音調回應資方「嗯,怎樣?」,而不以「是的,您好……,您請說……,好的……,謝謝!」等禮貌的態度回答。
可想而知,他的下場當然是列入永不錄用的黑名單啦。這位仁兄當時可能忙於手邊的事情,以致無暇回應其它的事。
所以在回答之前,先確定你是否身處一個嘈雜的環境、手持收訊不良的手機、有第三者在身旁,若你是其中的任何一項我都不建議你說:「是的,我現在方便說話」。
做Phone Screen最重要的就是你的聲音及談吐,扯著嗓子講電話會讓對方誤會你沒禮貌;避著第三者的耳朵講電話也會顯得你吞吞吐吐、語焉不詳。
接聽電話前清一下喉嚨,很快地發幾個聲音或說幾句話,聽聽看自己的聲音狀態是否順耳。平時也要練習電話禮儀,甚至用錄音機錄下,反覆檢討自己的聲音聽起來是否專業、有精神,回答應對是否禮貌周到。
這些技巧包括:
1. 永遠稱呼對方為「您」,而不是「你」;詢問公司名稱要說「貴 公司的大名是?」,或「貴寶號是?」。
2. 經常性的回應對方的談話。當對方在介紹自己時,要經常回應對方「是」,「對」,以表示你有在聽。
3. 注意音調、語氣不可以給人敷衍、不專心的感覺。也不可以拉長尾音,一來會讓人覺得你沒有精神;二來感覺很做作、太嗲,女生尤其要注意這點。
4. 於結束時,除了感謝對方的來電之外,最好也能適當地問候一下致電者。
例如,假設對方在晚上8、9點或假日加班時,打電話給你,你可以簡單地問候對方:「謝謝您這麼晚還打電話通知我,辛苦了!我們下星期三早上10點見。」如此可令對方感受到你的禮貌與體貼,也可以順便再次確認面試時間。
我們現在來練習一下:
應徵者:喂? (聲音清亮,感覺有精神)
資方:請問汪心如在嗎?
應徵者:我就是。 請問是哪位?
資方:我是ABC公司的Kerry。
應徵者:噢,您好。(聲音要更清亮愉悅)
資方:我們收到您寄來的履歷表了,有幾個問題想請教。
應徵者:不敢當,請說。
資方:首先請問您目前有在上班嗎?
應徵者:沒有在上班,因為目前還沒有作任何的決定。 請問貴 公司的職缺還有效嗎?
(筆者註:這樣的回答,低調地暗示了資方,你對於求職是是有選擇性的想挑選一份好的工作,而且直接跳過這個尷尬的問題,採取主動,單刀直入的切入電話面試的重點。)
資方:還有效,因此我們看了您的履歷表,覺得您可能會適合這個職位。可以請您先簡單地介紹自己嗎?
應徵者:謝謝。(接著你可以用自然的音調,口語化地說出你練習已久的自傳封面內容大慨。)
你也可以在陳述完自我介紹之後,主動地詢問資方關於公司和工作方面的細節,例如以下的對話:
應徵者:可以請問這份工作的主要工作內容嗎? (你也可以詢問其他像公司主要營業項目,營業額有多少,經營了有多少年,主要的來往對象等等。)或是您方便告訴我貴 公司的網址,我可以自己上網查看?
資方:這份工作的主要工作項目包括……。我們的網址是www.XXX.com.tw。那麼我就約您下星期三早上10點鐘面談。我們的地址是……。如果有問題,您可以打我的專線電話……。
應徵者:謝謝您的通知。不好意思,這麼晚還打電話通知我,辛苦了!我們下星期三早上10點見。
資方:不客氣。 再見。
應徵者:謝謝,再見。
(筆者註:你一定要確定對方掛了電話之後,才能跟著掛電話。要不然的話,這是很沒有禮貌的。)
要知道一旦送出你的履歷表後,你的手機就必須是一直開著的;資方沒有耐性重複打相同且無人接聽的電話。除非是不方便接電話,或身體狀況不好,你可以轉接至語音信箱請對方留言。再來,要隨時隨地準備筆跟紙在身邊,這樣徵才廠商來電時,才能馬上記下重要的事項。
如果遇到突發狀況,例如在洗手間接到電話,可禮貌地解釋目前無法接聽,也無法記下他的號碼;你可以請對方用e-mail寫下他的聯絡方式與面談時間,你稍後會立刻與他聯絡。
資料來源:網路文章
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