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時間就是金錢,效率就是生命的觀念早已深入人心,而對於企業管理者來說,做好時間管理、提高管理效率不僅意味著提高內部經濟利益,而且能加強企業外部競爭實力。實踐證明,無論是企業還是事業單位,以下幾種方法都有助於你們提高管理效率:

  

一、設置專用時間

第克泰特(Dictator)的英文意思,在這裡可以引申為專用時間。長期操縱著世界經濟的猶太人習慣於把上班後的一個小時,定為第克泰特時間,在這段時間裡,必須將昨天下班到今天上班之間接到的信函、傳真、E-mail等全部回復,用電腦打好並發出,或者用電話回覆。

現在是第克泰特時間這句話,在猶太人之間的言外之意是謝絕會客。猶太人之所以注重第克泰時間,是因為在激烈的商戰中,他們以馬上解決作為工作的座右銘。在能力卓越的猶太人的辦公桌上,看不見未決文件。

  

二、集中於最重要的80%的任務

美國人的金錢裝在猶太人的口袋裡。為什麼?他們的生存和發展之道,就是始終堅持猶太人經商的二八定律——企業80%的收益來自20%的客戶。應該把精力用在最見成效的地方,所謂好鋼用在刀刃上。

美國企業家威廉·穆爾在為格利登公司銷售油漆時,頭一個月僅掙了160美元。此後,他仔細研究了猶太人經商的二八定律,分析了自己的銷售圖表,發現他的80%收益的確來自20%的客戶,但是他過去卻對所有的客戶花費了同樣的時間——這就是他過去失敗的主要原因。

於是,他要求把他最不活躍的36個客戶重新分派給其他銷售員,而自己則把精力集中到最有希望的客戶上。

不久,他一個月就賺到了1000美元。穆爾學會了猶太人經商的二八分割法,連續九年從不放棄這一法則,這使他最終成為了凱利——穆爾油漆公司的主席。

  

三、限制電話和網絡

電話雖然在管理工作中越來越顯示它的重要作用,但作為雙刃劍,她又是浪費管理者時間的一個主要原因,因為電話能中斷手裡的工作和思路,搞不好就會出現煲電話粥現象。

 

用一個小時集中精力去辦事,要比花兩個小時而被打斷10分鐘、20分鐘的效率還要高。那麼防止電話干擾有哪些辦法呢?

 

一是分析一下打給你的電話,確定採取什麼辦法減少那些根本沒有必要的電話;二是使用適當的回話辦法;三是先用誠懇的語氣接聽電話,避免閒談;四是讓別人知道什麼時間可打電話找你。

  

四、授權借時

是指管理者根據職能原理,授予下屬一定的權力,委託其在一定權限內,自主地處理工作,主動完成任務,從而把自己從事務堆中解脫出來,集中精力考慮更重大的事情,解決更緊要的問題。

在授權時,要貫徹以下幾項原則:

一是視能授權原則,切不可授權給無能者和只知盲從的老實人;

二是用人不疑原則,領導者應做到用人不疑,疑人不用;

三是例行規範原則,領導工作可分為例行性、規範性的原則工作和例外、非規範性工作,授權處理的主要是面廣和量大的前者;

四是逐級授權原則,越級授權,必然會打亂正常工作秩序,不但不能節約時間,而且還要為此產生內耗,空耗時間。

  

五、減少會議時間

為了節省會議時間,應採取的措施和有效辦法是:會前做好準備,不開無目的、無意義或議題不明確的糊塗會;聯繫實際,解決問題,不開傳聲筒式的本本會;權衡輕重緩急,抓住重點,不開扯皮會;發揮民主,集思廣益,不開家長式的包辦會;講究實效,不開一報告、二補充、三強調、四表態、五總結式的八股會;不開七時開會、八時到、九時領導做報告的遲到會;不開與議題無關人員的陪坐會;不開名為開會,實為遊山玩水的旅遊會。

  

總之,要做到可開可不開的會不開,能開短會的不開長會,能開小會的不開大會,能合併開的不單獨開,能站著開的不坐著開。

 

資料來源:網路文章

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