企業要能永續經營,須能培養每位同仁持續提升專業化程度,與時俱進,才能構築出長期穩健提升的企業競爭力。
專業化的基礎要件,就是「做事要有計畫」、「能夠以系統性思考、結構性分析的習慣與能力,來精進對事物的深度瞭解」,進而能夠「主動獨立地改善事物」。
要能養成上述思考、整理、分析的習慣,很重要的制度工具就是月報制度。
月報制度就是希望每位同仁將一個月下來,自己所職掌的事物與工作,做一次「整理」與「分析」,希望透過對指標、數字的分析,學習解讀工作職掌的各種現象,藉此加深對事物的瞭解;同時從分析當中即能發掘一些問題,或是可資改善之處,列為下個月的工作重點。
而且,月報並不僅僅是繳交書面資料給主管即可,而是要以正式簡報的型式,在主管及部門同仁面前報告,亦即要求同仁將分析所得之結果與推論,有結構地呈現出來。
如果同仁所做的分析解讀不準確、不充分,主管可在月報會議上適切的指導;或是基於主管更寬廣的視野與豐厚的經驗,提供部屬不同的「分析方法」或觀察角度,提高同仁觀察分析事務的高度、廣度與深度。
更重要的是,由於月報是長期持續地進行,同仁在經年累月之下,很自然地便養成分析的習慣,看到一個現象、遇到一個問題時,無須別人提醒,就能很自然、很習慣地拿出相關的指標數字,或是相關的因素來分析,並且精確地抓住其中的重點。
藉由月報持續不斷地練習,加上主管的輔導,同仁分析的能力便能夠逐步提升,逐漸養成分析的「習慣」;對事物瞭解的程度也就更加透徹,對應到能力養成的等級來講,就是更專業化、更「精」。
舉辦月報會議的過程,除了每位同仁本身要上台報告外,部門相關的同仁也會一起參加,這樣安排的目的,一方面是可以分享每個人整理分析的結果,並可互相觀摩整理分析的方法。
此外,主管在指導同仁如何分析、解讀時,所提出來的意見與看法,其他成員也可以一同吸收,達到共享、共學的效果。因此,參加月報會議時,倘使認為別人的報告與我無關而心不在焉,學習成長的效果便會比別人差,能力的提升也會比別人慢。
所以,月報制度絕不只是個人對主管的「工作報告」而已,而是同時兼具訓練、輔導與共享的目的:訓練自己養成「系統性思考、結構性分析的習慣與能力」的重要制度;也是主管輔導同仁分析能力最重要的場合;更是同仁之間共同分享、觀摩學習的機會。
因此在從事、參與月報的過程中,唯有用心才會有效果,用心地準備、用心地思考如何分析解讀、用心地聆聽他人的報告與主管的意見。如果只是像行屍走肉一般,依樣畫葫,只求每個月應付了事的話,則自我能力的提升速度將會比他人遲緩,職涯成長的腳步也會落後別人。
資料來源:網路文章
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