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每當輔導的企業主管向自己抱怨說公司會議開不完,根本沒時間做事情時,就不禁讓想到自己也曾經在產業界擔任主管從早上進公司開會開到晚上11點多的情形,感覺自己擔任主管最大的用處就是參加會議,難怪網路上流傳開會打油詩道出許多人的心聲,先將此開會打油詩內容提供如下,讓大家會心一笑

開會,開會,不開怎麼會,本來不太會,開了就變會。

有事要開會,沒事也開會,好事大家會,出事大家推。

上班沒幹啥,一直忙開會,大會接小會,神經快崩潰。

大小事不幹,通通往外推,問我啥本領,專長是開會。

上午有早會,午後有午會,下班不能走,還有個晚會。

每週開週會,每月有月會,隨時檢討會,年底是年會。

赴會要及時,小心選座位,最好靠邊邊,以免遭口水。

雖然在開會,誰也不理誰,有人忙協調,有人無所謂。

主席一上台,自稱大掌櫃,扯東又拉西,全憑一張嘴。

內容沒準備,聽來活受罪,差了十萬八,大家還說對。

台上說什麼,沒人去領會,手機不時響,怎還不散會。

牛皮拼命吹,發言不乾脆,時間過好久,不知輪到誰。

有人窮訓話,有人打嗑睡,有人瞎附和,有人掉眼淚。

小聲像催眠,令人真陶醉,大聲不必怕,就當狗在吠。

打盹有技巧,腦袋不能垂,不然被逮到,就要倒大霉。

會開一下午,實在有夠累,沒聽兩三句,水喝好幾杯。

說來真慚愧,開會千萬回,都快要退休,還是不太會。

唱了大半天,到底會不會,你若還不懂,就要多開會。

開會一定要如此難過嗎?當然不是,開會要開得好還是有規則和技巧的喔!

會議呈報核准:
會議主持人要召開會議前須經過跨部門的主管核准(例如:廠長、協理、副總),其呈報內容需要包含:預計開會日期、所需時間、討論議題、參與人員、之前會議內容與執行狀況,讓上級主管決定是否要召開此次會議與是否需要這些人員參與會議,減少不必要的會議次數,也讓會議主持人更謹慎的處理每次會議。

會議規則制定:
開會前多久的時間須將會議議題與討論事項分發給參與會議的成員,開會時人員遲到罰則訂定,開會時不可接手機,會議超過預定規畫時間責任歸屬。

會議PDCA執行:
開會時會而不議、議而不決、決而不行、行而不果,是開會時的大忌,所以會議中除了主席針對會議議題事項作最後裁決外外應有會議記錄人員記錄議題討論結果、同時在每個議題上須有負責執行人員與執行確認人員,並在議題上註記應完成時間與實際完成時間欄位,讓每次會議都有其進度與執行成效。

會議品質的好壞取決於公司主管的重視程度,只要公司主管願意做好開會管理,相信開會也會開得有效益。

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