目前分類:主管培訓知識庫 (114)

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企業在徵才時常會遇到「一才難求」或「才不適所」的情況,面試即是企業與求職者互相打分數,考量雙方是否成為理想的好員工、好雇主、好工作,能讓雙方一拍即合需要完整的面試規畫安排,然而想做伯樂當然沒那麼簡單,企業面試人員與面試主管錯誤觀念可能會影響面試結果,通常企業面試求才常見的缺失分析如下:
人員聯繫通知缺失
企業在通知面試人員前往面試時,可藉由電話溝通對求職者做初步評價,相對企業形象也會在求職者心中留下印象。
以同理心角度思考,假如你應徵某家公司通知面試或通知錄取,所表現出態度與語氣是是不屑且不耐煩,你可能會認為這家公司文化就是兇巴巴、冷冰冰?覺得剛剛通知我的人員就是我未來同事嗎,會不會很難相處呢?在心裡os這些想法時,即使真的去公司面試或正式上班,難免會有猶豫的情形。
所以企業在聯繫人員時,需考量到基本待人禮節與正面態度,以避免雙方發生不必要的誤會。
求才面試心態缺失
選擇求職者時可設定好所需人員基本條件,若不符基本條件就不需通知面試,切勿因為個人喜好、想多看看人或急於找到人員的心態任意通知人員來面試,不僅浪費雙方寶貴時間,還可能引發爭執呢!
 
面試者態度缺失
面試用意是希望能瞭解雙方供需基本條件、雙方理念與第一印象,許多面試人任員對求職者會塑造出帝王形象,認為公司花錢雇用員工就是要負責做事,員工本來就該聽命於公司,卻一時忘了在眼前求職者還不是公司員工,就已經開始提出嚴苛條件、以咄咄逼人的話語進行面談,只有要求人員而未考量到人員是否有來公司上班的意願?
所以在面談時,可多給予人員發揮表達的機會,並在面談時呈現公司優勢,讓人員有想進公司的意願與願意和公司共同成長。

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新官上任包含:剛晉升的主管與剛調到此單位的主管,當上新官可喜可賀,因為能夠當上新官代表公司對自己的肯定,一般新官依職務剛低會有1~6個月蜜月期,在這段蜜月期間公司會願意提供較多的資源與較願意溝通的態度讓新官有所發揮,但是要如何在新官蜜月期後仍能保住主管職位就有賴於新官蜜月期的作為,所以新官必須在蜜月期這段時間建立自己的威勢與績效,您是新官嗎?新官上任三把火要怎麼燒呢?

新主管第一把火:宣示興利除弊的決心,在新主管剛上任時部屬總是會在思考這位新主管是怎樣的一個人,也希望藉由新主管的到來能夠讓原有部門變得更好,所以在剛上任時即必須讓人員有新主管新氣象的觀念。

新主管第二把火:展現對事務處理的要求與標準,每個人解決處理問題考量的方向與做法會有所不同,新主管應儘速讓部屬知道自己在面對問題時會思考哪些方向?採取的對策考量點在哪裡?是積極型還是保守型?讓部屬能夠透過新主管的要求與標準了解後續應如何配合。

新主管第三把火:建立溝通管道與互信原則,新主管上任底下的部屬都會思考應如何自處,是要無所不言、還是要做壁上觀,這位主管是真誠對人還是笑面虎呢?雙方猜忌愈多執行力將會愈差,因此要儘速的建立好雙方溝通與互信,讓猜疑與模糊儘速消失。

新主管也要切記,自己無論多新都是主管,主管該做、該要求、該達成的目標都是需要執行,要儘速呈現自己績效才能獲得別人肯定。

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要教導新人本就不是一件容易的事,主管要將教導新人的任務交給訓練輔導員時更需先行溝通讓新進人員訓練達成預想效益,主管應該要告知哪些訓練要求呢?

以下幾點為最基本須告知事項:

訓練項目:新進人員需要做哪些專業訓練?例如:機械加工人員要學習CNC車床的操作,要學會游標卡尺、分離卡的使用,等等專業技能。

訓練時間:每一項訓練項目需要訓練幾個小時?每一項教育訓練需在新進人員進來後多久時間完成?

訓練程度:在該項教育訓練完成後希望新進人員可以學習到怎樣的程度?是了解即可還是需要可獨立操作或是可以做到異常處理。

訓練依據:訓練項目是依照哪一項標準?是依照公司內部標準還是依據原廠標準或是其他標準呢?

當這些新進人員訓練需求與教育訓練輔導員溝通協調時,如果可以的話建議要求教育訓練輔導員實際演練一遍讓主管了解其教導作法,也讓實際訓練時的問題降低。

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當上主管後總是會有一種矛盾的想法,應該要和部屬保持怎樣的距離才適合呢?
距離太近擔心無法具備主管威嚴,距離太遠擔心會讓部屬覺得擺主管架子,在此須釐清一個觀念,當你成為主管後就很難與部屬真正打成一片,但是做主管應該要和部屬建立良好關係與革命情感,而非單用主管權力指揮部屬。
主管如何與部屬建立良好的互動呢?
在固定召集部屬說話的場合例如:早會、開會....等等時機除了宣導公司政策與上級主管要求事項外也需要說明自己的想法與做法讓部屬認同自己的理念。
在平常時間除了與部屬洽談公事外也和部屬閒話家常聊聊,讓部屬感受到自己的關心,但是要注意清官難斷家務事,談到人員的部分千萬不要做批評或是論斷,以免造成後續不愉快。
部屬求救或求教時千萬不要一昧責備或說教,可以分享自己的經驗、處置模式或想法,同時在此時也需要給予部屬鼓勵讓部屬覺得你和他是站在一起並肩作戰的。
人和人相處是很微妙的,當你願意為部屬設想時,相信部屬能有所感受也願意體諒你的難處,雙方都願意為對方著想時,關係自然就會和諧了。
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做為主管的你是否從來不聽下屬的抱怨和問題,從而導致與下屬不和?如何提高自身,做到更好的管理

1.時常肯定下屬的工作。
每個人都喜歡自己的工作被主管和同事肯定。讓你的下屬每天都覺得他(她)非常重要,這樣他們才能對工作更加有熱情。

2.鼓勵下屬冒險。
給予下屬足夠的空間,甚至是冒險的空間。你會發現,每個階層的下屬都會想出很多好點子。

3.保持誠懇的態度。
讓下屬們知道你非常信任他們,同時讓他們也誠懇的對待你。要注意,如果下屬們感到他們被騙了,那你的“信譽”就掃地了。

4.給予下屬挑戰的機會。
每天千篇一律而且枯燥的工作會消磨下屬的效率和熱情。要給予下屬最佳的動力,那就是給他們富有挑戰力的任務。

5.記住金錢並不是所有。
金錢獎勵並不是鼓勵下屬的唯一動力。事實上,下屬們更加重視自己的工作被主管讚揚,個人事業的發展,富有挑戰性的工作等。因此,你要想留住下屬,拍拍下屬的肩膀以示鼓勵可能比漲薪水更有效。

6.坦白正直的面對下屬。
不要為你的下屬設定一些含糊不清的目標。下屬們很希望知道你的真正期望是什麼。用最簡單的語言將你設定的目標表達出來,確切的告訴他們為什麼你認為這些目標最有助於做好工作。

7.正確把握批評的地點和時間。
不管下屬的工作做的讓人滿意還是讓人不滿意,都要及時告訴他們。不要將批評的話攢到一起說。不要在其他人面前批評下屬,否則會讓所有在場的人覺得尷尬,而且馬上會將同事變成敵人。

8.保持資訊暢通。
下屬們喜歡與主管進行坦誠而且持續的交流,希望主管能善解人意。不要在遇到問題和麻煩的時候才想起與下屬談話。在重大事情發生之前,而不是之後提供給下屬資訊。

9.讓下屬覺得自己重要。
讓每一個人都覺得自己是辦公室絕對不能缺少的一員。如果你的下屬覺得你沒有讓他們覺得自己很重要,而這些人中有很大的可能去考慮找其他的工作。要允許下屬為公司做貢獻,時常詢問他們的意見和建議。

10.保持前後一致。
某件事情發生後,下屬們都希望能猜到主管會採取何種措施。如果下屬們總是在猜測會發生什麼,那麼他們很可能就去找其他工作了。如果前後不一致,那麼下屬們會生氣,失望而且感到沮喪。

11.一視同仁。
不要選出哪個下屬最好。歧視會打擊下屬,減少工作效率。客氣的對待每一位下屬。

12.關注下屬的事業。
向下屬提供資訊,如何才能在公司能獲得升遷。要真正的關心下屬,細緻周到、態度友好,隨時準備提供支持和幫助,既為公司謀利。也為員工謀利。

13.懂得如何說“不”。
很多時候,你都不可能當和事佬,有時你需要說不。那怎麼說呢?告訴下屬你拒絕的原因,這樣他們就不會認為你的拒絕是沒有理由的。

資料來源:網路文章

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談論目標可以使你受到注意,不過你還需要證明自己。如同很多有能力的雇員在同一職位上徘徊多年所證實的那樣,僅僅幹好現有的工作是不夠的。你應該著重於做下一樁工作。

如果你發覺現時的工作沒有發展前途,你也許就需要換一個老闆了。“傳統上所說的晉升,是指在一個機構內的職位變動。”某管理諮詢公司的總經理說,“而今,它則是指在現有公司內部或其以外,説明人們達到事業目標的任何工作變動。”不管你是決定留在眼下的公司,或是打算另謀高就,以下6個步驟將有助於你在事業上如魚得水,更上一層樓。

1、向主管直述目標
“你如果想升職,就必須讓管理層知道,把你的目標和專長直接了當告訴他們。”

在一家財務公司工作兩年後,麗莎獲悉自己將接任客戶服務經理。然而,她沒有得到該職位最有油水的工作――為新客戶設計培訓教學材料。這一工作由她的新主管負責。

但新主管沒時間自己動手設計,麗莎於是毛遂自薦。

她對新主管說:
“我富有創意,又有設計和寫作經驗,你就等著瞧我的吧”不到
3個月,她便完成了這項工作,設計出來的材料深受歡迎。沒隔多久,麗莎被提升為所在部門的副總管。

2、未雨綢繆解決難題
談論目標可以使你受到注意,不過你還需要證明自己。如同很多有能力的雇員在同一職位上徘徊多年所證實的那樣,僅僅幹好現有的工作是不夠的。你應該著重於做下一樁工作。

5年前,慧萍擔任公司的人事經理。

一上任,她就遇到棘手的事:
因公司的經理們剛搬到幾公里外的新辦公室,留在倉庫的雇員感到被忽視了,情緒波動很大,慧萍一走人心更加渙散。她遂把自己的辦公室重新設在倉庫。嗣後,她又訓練倉庫管理員們幹故障檢修員的工作,處理雇員關心的種種問題。由於她對這
切處理得非常妥貼恰當,她很快得到提升。

慧萍是被迫挑起主管的擔子,而你卻不可等著危機來證明你的膽識。一位職業諮詢顧問向大家建議,最好找個辦法來證明一下你所能勝任的另一樁工作。

當你承擔更多的責任時,應隨時記下你所取得的成績,比如為公司節省了時間、資金,或是令新產品問世等等。這一業績檔案能從兩方面説明你升遷:其一是你可用它來重寫包括新責任的述職報告,其二是你可用它來重寫你的個人簡歷。

3、提出建設性的意見
過去,對主管唯命是從者往往能步步高升,但現在,管理層更重視那些敢於表達不同觀點的雇員。這些人的見解,常常能使公司避免重大損失或陷入困境。

新任客戶經理李軍就職後,第二天便參加公司高層會議,討論公司推出的一種汽車底漆。“我們的漆一向是黃色的。”他在會上說,“但從跟客戶的交談中,我們知道他們更喜歡淺灰色的。”

儘管自己剛進入管理層,李軍仍鎮靜地解釋為什麼將底漆的顏色轉為灰色能增大銷量。今天,淺灰色底漆是該公司銷路最好的產品之一。李軍大膽提出自己的見解,不過,他也相當精明圓滑,只是謹慎地談到客戶的需要。

專家們認為,李軍的策略堪稱無懈可擊,值得效法。就是說,不要直接反對別人的看法,而應當提出建設性意見。切莫說“你的辦法行不通”,要說“如果這樣,效果可能比較好。”

4、全力以赴協助主管
阿強在上海一家房地產公司擔任低級職員。他的工作是研究地圖,打電話給可能有意租用本公司建設的摩天大廈的客戶。當頂頭主管說想跟他一起打電話時,他欣然同意。阿強對上海的房地產情況瞭若指掌,主管則熟諳各類租戶的需求。兩人很快攜起手來,各施所長,去說服租戶租用他們推銷的商業大樓。多年來,他倆直相互幫助,合作甚洽。後來,當主管改行當高級管理顧問時,他介紹阿強到市內另一家規模很大的房地產公司任職。“最關鍵的是他信任我。”阿強解釋說,“一旦他要找人洽談大生意,他知道派我去就放心了。”

5、贏得同事們的信賴
同事之間的勾心鬥角競爭的時代已經過去了,不少公司為削減開支而裁員,使雇員的工作量大增。在這種形勢下,分工合作顯得尤為重要。沒有同事――無論是主管還是部下――的支持,你將很難辦成一件事。英傑是一家肉類加工公司的主管。對他來說,同事們的支援至關重要。

過去20年來,他是從生產線上開始,一步步晉升到高級管理層的。英傑以前經常代表大家與領班談判,解決紛爭,員工們都十分信任她。正是這種信賴,使得她屢屢升職。公司管理層深知,憑藉她在員工中的威信,英傑完全可以當一名幹練的經理。

“獲提升者在公司中享有良好的聲譽。”新世紀前程職業所的張莉說,“他們之所以能扶搖直上,是因為同一等級的人和主管信任他們。”

6、設法自己創造職位
即使一時沒有合適的工作,你照樣可以為自己創造個職位晉升上去。薩克斯頓在著名的傳播機構貝爾?霍韋公司任職時,一名高級管理人員要對公司眾多分支機搆進行分析,擬定計劃以協調它們的工作。薩克斯頓把注意力集中于維爾丁電影製作公司。雖然該公司一直在虧損,但是薩克斯頓知道它可以扭虧為盈。

為此,他提出一個具體的市場開拓計畫,建議維爾丁公司賣掉電影製片廠,將業務集中在諮詢顧問及推銷新產品上,主管對此大為讚賞,當即把薩克斯頓提拔為維爾丁公司副總裁,主管市場開拓。不到年工夫,他就使維爾丁公司芝加哥分部開始盈利。薩克斯頓用實績向公司管理層證明他的能力,從而為自己創造了個更高的職位。

不管你是想在現時的公司晉升,還是試圖在外面找一個更理想的工作,這6個步驟都將為你達到目標助上一臂之力,只要堅持不懈,靈活機智,你就會發現下一次升職指日可待。
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要想晉升主管,對於工作技能方面不但要會做,也要會說,更要會教才能夠有效培訓部屬提升團隊績效


因此每位主管都應具備教導部屬的能力,如何培養主管教導能力呢?除了平常的早會對部屬宣導溝通外,在企業中擔任內部訓練講師也是一個提升主管教導能力的好方法。


主管本身在企業中工作年資平均比一般員工較長,對企業了解程度也較廣且深入,因此可以結合本身能力與對公司了解程度作經驗分享。


企業內部訓練講師基礎培養方式:
如果公司有讀書會時可安排主管擔任讀書會的引言人或發言人,讓主管練習10~20分鐘的專題報告,或是讓主管擔任新進人員訓練講師,讓主管可以藉由新進人員訓練培養膽量與口語表達技能。


企業內部訓練講師進階培養方式:
可安排1~2小時的教育訓練課程由主管做訓練講師,培養主管有訓練教材撰寫與邏輯架構的能力。


企業內部訓練講師培養需要持續,凡是不怕慢只怕站,在內部訓練講師養成過程中亦須要做好心理建設與溝通改善,讓內部訓練講師講授教導技能穩定提升。

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以300人的企業為例,高階管理主管約為3~5位,中階管理主管約為6~12位,基層管理主管約為10~20位,其他人員則屬於行政人員、間接人員、工程師、作業員等等,所以不論管理階層高低,管理主管比率約佔公司的1/10左右。


在主管位置僧多粥少的狀況下,如果沒有思考清楚隨意晉升人員成為主管可能會造成企業內部派系鬥爭與人員衝突,對企業不見的是好事。

所以一般企業在晉升人員當主管前會先針對適合的主管人選或是重點幹部進行儲備主管培訓,但是要如何培訓儲備主管呢?

企業培訓主管方式可思考下列幾種主管培訓模式:
主管訓練課程:
針對擔任主管所需具備主管核心職能課程進行培訓,例如:工作教導訓練、績效管理訓練、溝通與衝突管理訓練、問題分析與解決管理訓練….等等,培養儲備主管具備應有的主管管理觀念與管理技巧。


負責改善專案管理:
企業常會推動一些改善專案或是改善活動,例如: 5S管理改善專案活動、品質提升改善專案活動、成本降低改善專案活動,此時即可指派儲備主管擔任改善專案管理小組負責人或是成員,讓儲備主管有機會接觸其他部門與培養領導管理能力。

擔任企業內部講師:
企業教育訓練分為外部教育訓練與內部教育訓練,讓儲備主管擔任企業內部講師,一方面可以培養其站在眾人面前的膽量與口語溝通表達能力,一方面也能夠讓其他人員對儲備主管更加熟悉與了解,同時在教授過程中培養儲備主管的威望,使其擔任正式主管時降低企業內部衝擊。

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主管最主要是帶領團隊完成上級交代的任務與公司要求的績效目標,因此團隊成績好壞,即為主管的能力優劣,當上主管有時是機運,能夠持續當主管則需要靠實力,一般主管應學習教育訓練課程有下列幾項:
領導人訓練:
管理與領導有所不同,管理偏重事項執行,領導偏重養成風氣,如何讓部屬願意跟從你上刀山、下油鍋、水裡來、火裡去呢?主管要學習的不單只是如何處理事情,更需學習如何讓部屬願意跟隨。
溝通與衝突管理訓練:
主管要面對不同單位的人也需要將公司要求向內部人員宣達,因此需要良好的溝通表達能力,再進行溝通時因為人員誤解、情緒失控造成的衝突也需要做衝突處理。

問題分析與解決訓練:
此階段主管訓練重點在於如何比其他人更能看見問題,並且可以運用團隊資源提出問題解決方案,尤其是在公司有改善活動時特別有用,藉由團隊改善活動讓公司發現你帶領團隊的能力。
時間管理訓練:
 
此階段主管訓練重點在於如何調整自己的時間運用團隊人員的時間可以花費更少的時間或是產生更大的效益,或是在完成專案任務時更能快速有效達成既定目標即是致勝關鍵點。
團隊激勵訓練:
只要是人總是會累、會疲勞、有情緒、有個性,如何在士氣低落時鼓舞士氣,如何帶領團隊互相團結完成目標,這些都是需要學習的。
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企業招募人員進來後,人員並不會立刻成為企業所需人才,就如同男女朋友依樣需經過溝通、了解、互動後才模合成雙方想要的模式,所以在員工進入企業後需要經過相關訓練培訓部屬,愈快培訓部屬成為人才對主管而言也會愈輕鬆。
 
如何培訓部屬呢?需要培訓部屬哪些事項呢?通常我們認為至少有下列幾項事項需教導部屬:
 
教導部屬觀念:
觀念影響態度,態度影響行為,因此最優先的是要讓部屬了解正確對人、事、物應有的觀念,例如:公司重視品格,所以讓部屬了解品格重要性與如何將品格風範展現,讓部屬願意改變。

 
教導部屬專業技能:
部屬擔任職務應該具備什麼專業技能?需要達到專業水準到哪裡?例如:行政人員應該要能撰寫公告、發文,客服人員應該要會撰寫異常改善報告、客訴處理,針對所需專業技能,做口頭說明、實際演練、範例提供…等培訓模式,避免部屬重蹈覆轍或是犯了不該犯的錯誤。
 
教導部屬競爭技能:
主管需要先有這樣的想法:部屬愈能幹、主管愈輕鬆,部屬愈有能力、主管愈有晉升機會,所以需要培養部屬能夠擔任自己左右手的能力,例如:看見問題解決問題能力、溝通與衝突處理能力、帶領團隊運作能力…等等,主管可以運用授權方式讓部屬可以參與、擔任專案領導者,讓部屬能夠獨當一面。
 

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企業中員工要晉升基層主管並不困難,基層主管要晉升中階主管也不會太困難,但是要晉升高階主管可就不太容易了!為什麼呢?

各位只要想想在一家300人的企業中有幾位基層主管?中階主管?高階主管呢?在中型企業中高階主管也是屈指可數,所以中階主管應如何做才能晉升為高階主管呢?
首先考量企業會要高階主管的原因?高階主管沒有實際進行執行面作業,各部門溝通可由中階主管執行,需要高階主管的原因通常是藉由高階主管提升企業營運績效,高階主管通常也是公司對外的窗口,所以就這些事項評估,你至少要培養這些能力:
個人形象魅力:因為高階主管代表公司,所以你的一舉一動會成為美工燈下的焦點,你在大眾面前會畏畏縮縮還是可以展現自信侃侃而談呢?
擅於表達能力:在主管會議中是可以展現自己能力的大好機會,當你有非常棒的建議時,大家願意聽你表達意見還是對你所說嗤之以鼻,在於你如何將內心所想做有效的外在展現。
危機處理能力:亂世出英雄,當公司出現危機或是需要緊急應變時你是否可以臨危不亂,有效掌控大局,讓老闆對你有信心願意讓你承擔企業重責大任?
數字分析能力:當你管理愈多的人、事、務時,已經很難事必躬親,要如何知道現況與分析未來趨勢發展,就須仰賴統計的數據,如果無法從統計數據中看出端倪,就很難做出有效決策。
策略規劃能力:企業要有競爭力需要擁有不同的企業策略,如果只會造著原有管理標準落實執行,老闆是不會認為你可以擔負企業經營責任的,所以你必須具備制定策略、評估策略的能力,才能讓老闆刮目相看。

有時候晉升高階主管是要有運氣和時機的,但是在平時即須培養自己這些能力,因為時機何時到來並不知道,當你具備好這些能力時相信你距離晉升高階主管亦不遠了。

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因為是提拔沒有擔任過主管的人員擔任基層主管,所以這些新的基層主管若在晉升前沒有做好擔任主管的心態準備常會產生下列幾種狀態:
 
高級作業員:
因為之前是從事執行者的工作,所以在晉升基層主管後,不知道該如何擔任基層主管,所以會做他最熟悉的執行面工作。
萬能作業員:
在未晉升前大家都是同事,在晉升基層主管後之前的同事變成部屬,為了怕人說風涼話,所以在上級交代任務後卻又不好意思指揮單位人員做事,逾時就讓自己成為萬能作業員,所有事情一手包。

 
黑社會老大:
晉升為基層主管後,就如同麻雀變鳳凰一樣和之前同事已非同類,認為當上基層主管就不用做事只要指揮別人做就好了,因此對部屬呼來喚去,享受特權。

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基層主管通常惟一般人有非主管職轉為主管職的第一步,現場基層主管可能由作業員、工程師晉升,行政部門則由行政人員、專員晉升。
 
通常在選擇基層主管的考量因素有下列幾點:
 
工作年資:
年資是否夠久,有些公司仍講究職場倫理觀念,年資久的人員優先晉升,但是有些公司是考量年資較舊的至少輩分較高,比較可以叫其他人做事。

 
專業能力:
因為基層主管須要帶領團隊完成相關執行面的工作,如果自己本身專業能力不強,很容易被部屬瞧不起,同時在執行面有許多異常是需要立即被處理的,因此會著重是否具備專業能力

 
負責態度:
基層主管就像是教育訓練班長一樣,很多時候要帶頭做,如果需要人員加班,但是基層主管卻先行下班離開,之後要找人加班就很不容易了,因此會考量人員是否認真負責,願意完成上級交付之任務。
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學術界有一堆對管理所下的定義例:管理是指在一組織中,透過規劃、組織、用人、領導及控制等一系列程序,達到組織總體目標。或是有效運用人力、物力和方法去達成企業之特定目標等等管理定義。
但是看完了這些管理定義後,有幾個人真正知道管理要做什麼呢?
佳威企管顧問認為管理對下而言是協助部屬理出頭緒,管控部屬可能發生的異常,對上而言即是輔佐上司提供解惑的建議,替上司做好應有的管控,在一般企業中常常是管重於理,只要有發生異常就在思考如何加嚴管控,
所以公司管理法規制度愈來愈多,造成寒蟬效應,卻沒想到該如何理,其實理包含理解當事人的想法,理出規章制度的不足處或盲點,理出大家都能認同遵守的模式
讓管理者輕鬆做好管理,讓被管理者容易遵守、願意遵守。
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